Dokumenti pod kontrolom.
Sistem koji
štedi sate.
Tok ulazne dokumentacije u 5 koraka
Od prijema do arhive — sa naprednom kontrolom verzija i jasnom odgovornošću u svakom koraku.
Prijem i registracija
- Skeniranje i importovanje
- Inicijalno zavođenje
- Podrška za PDF, Excel, Office
Klasifikacija i indeksiranje
- Određivanje tipa dokumenta
- Dodavanje metapodataka
- OCR obrada — pretraživost
Dodjela i rutiranje
- Automatsko slanje
- Workflow procesi
- Jasna odgovornost
Pregled i obrada
- Verifikacija sadržaja
- Odobravanje ili vraćanje
- Digitalno potpisivanje
Arhiviranje i izvještavanje
- Trajno čuvanje u arhivi
- Završni izvještaji
- Usklađenost sa propisima
Ključne funkcionalnosti
Sve što institucija sa velikim brojem dokumenata treba na jednoj platformi.
Upravljanje dokumentacijom
Dodavanje i arhiviranje, uvoz iz više izvora, rad sa PDF/Excel i drugim formatima, prilozi, verzionisanje, prava pristupa i dijeljenje.
OCR obrada
Skenirani dokumenti postaju pretraživi po sadržaju. Brže pronalaženje po ključnim riječima, brojevima, nazivima i datumima.
Basic i Advanced pretraga
Basic po tipu i datumu. Advanced po poljima dokumenta, broju, predmetu, vrijednosti, dobavljaču. Često korišćene pretrage se sačuvaju.
Klasifikacija i predmeti
Po predmetima, tipovima i kategorijama. Jedinstveni broj predmeta sa pratećim podacima, aktivnostima i statusima.
Workflow procesi
Prijem, evidentiranje, klasifikacija, dodjela, obrada, odobravanje ili vraćanje na dopunu, zatvaranje predmeta i arhiviranje — jasna kontrola toka.
Izvještavanje
Po korisniku, grupi, organizacionoj jedinici i periodu. Status dokumentacije, efikasnost obrade i prilagođeni izvještaji za menadžment.
Praktične koristi od prvog dana
Devet konkretnih unapređenja koje DMS donosi instituciji — odmah po puštanju u rad.
Jedna jasna godišnja licenca
Bez skrivenih troškova. Implementacija, obuka i podrška uključene.
Godišnja licenca za korišćenje DMS sistema
Sve što je potrebno za puno operativno korišćenje sistema kroz cijelu godinu.
- Pravo korišćenja DMS platforme u definisanom obimu
- Implementacija, instalacija i konfiguracija sistema
- Podešavanje workflow procesa, korisničkih rola i prava pristupa
- Testiranje i puštanje u produkcioni rad
- Obuka administratora i ključnih korisnika
- Tehnička podrška tokom trajanja licence
- Korektivno održavanje i redovna ažuriranja
Licenca ne uključuje serversku/cloud infrastrukturu ni razvoj novih, namjenskih modula. Implementacija u roku od 30–45 dana od potpisivanja ugovora.
Često postavljana pitanja
Izaberite temu — odgovori grupisani po oblastima.
Inicijalna analiza potreba, instalacija i konfiguracija, podešavanje korisničkih rola i prava pristupa, osnovnih tipova dokumentacije, strukture predmeta, workflow procesa, pretrage i izvještaja, testiranje, obuka administratora i ključnih korisnika, i puštanje u produkcioni rad.
Okvirni rok je 30 do 45 dana od dana potpisivanja ugovora i dostavljanja potrebnih informacija. Rok može zavisiti od broja korisnika, kompleksnosti internih procesa i nivoa potrebnih podešavanja.
Pravo korišćenja DMS platforme, tehničku podršku administratorima i ključnim korisnicima, korektivno održavanje i otklanjanje grešaka, podršku pri podešavanju korisnika i prava pristupa, podršku pri izvještajima, redovna ažuriranja sistema i savjetodavnu podršku.
OCR obrada čini skenirane dokumente pretraživim po sadržaju. DMS nudi Basic pretragu (tip dokumenta, naziv, datum) i Advanced pretragu (polja unutar dokumenta, broj, predmet, naziv dobavljača). Često korišćene pretrage se mogu sačuvati.
Prijem ulazne dokumentacije, evidentiranje, klasifikaciju, dodjelu dokumenta korisniku ili organizacionoj jedinici, obradu, odobravanje ili vraćanje na dopunu, zatvaranje predmeta i arhiviranje. Sistem podržava i tokove izlazne dokumentacije sa praćenjem dostave.
Izvještaji po korisniku, grupi korisnika, organizacionoj jedinici, vremenskom periodu, statusu dokumentacije i efikasnosti obrade. Prilagođeni izvještaji prema specifičnim potrebama institucije.
Cijena licence ne uključuje serversku ili cloud infrastrukturu — to može biti predmet posebne nabavke. ClearGreen pruža tehničku specifikaciju potrebne infrastrukture i podršku pri uspostavljanju.
PDF, Excel, Office dokumente i druge standardne formate. Podržano je dodavanje priloga, praćenje verzija i evidencija svih aktivnosti nad dokumentima.